这个过程始于一个例子复述的短篇故事大约四人在一个公司工作的客户联系团队——每个人,“某个人”、“任何人”和“没有人——和值得尊敬的客户。
从前,将b客户客户决定,他希望他的财富花在一系列创新产品,所以他写了封信,问他如何会花他的钱,和寄给info@example.com。此邮件地址设置为邮件列表为公司的客户联系团队:每个人,某人,“任何人”和“没有人”。
什么时候客户邮件发送到邮件列表,每个人都阅读电子邮件。不幸的是,每个人都在忙,认为有人会写一封回信。任何人都可以有回复邮件,对团队的重要性能指标,有人可以在4小时内回复。遗憾的是,没有人回复邮件最后,所以富人b客户保存财富,永远幸福的生活在一起。
电子邮件的问题
公司经常有联系的电子邮件地址在他们的网站上,info@example.com,让潜在客户取得联系。他们的电子邮件通常发送到一个邮件列表,其成员必须协调,正是一个人响应传入的邮件及时。不幸的是,这并不容易与标准的办公工具。电子邮件是行不通的。
电子邮件的问题是,当一个消息发送到的人数,每个接收一个消息的副本,不以任何方式与其他收件人的副本。这意味着你不能看别人已经回复的邮件。试图回复询盘只通过使用电子邮件往往导致忽略了“人”的邮件可能回复,或双回复(和双工作)当两个人同时询问。
过程目标
回复客户询盘的过程目标基本上是回复传入的电子邮件。一个更好的目标响应传入的电子邮件在4小时内,没有发送重复的反应。
过程概述和福利
基本版的回复邮件询问过程非常简单,因为只有一个用户任务。
实现这一过程的价值在一个工作流工具像Signavio工作流不捕获一个复杂的过程,而只是在电子邮件引发的组合和基本任务分配。
在Signavio工作流中,电子邮件触发有着特殊的电子邮件地址,你可以发送电子邮件,以启动一个新情况。而不是直接使用这个电子邮件地址,你可以将它添加到您的info@example.com邮件列表。这可以确保每个传入的电子邮件将导致一个新的案例和一个未分配的任务,整个团队(任务的“候选人集团”)可以看到Signavio工作流的收件箱。
把任务分配给回复客户询盘防止双回答,同时跟踪谁会回应每一个电子邮件。Signavio工作流的情况下视图然后概述了开放的情况下,很容易看到谁的工作,并确保询盘都是不能被遗忘的地方,尤其是在每个任务上有一个截止日期。
使用Signavio工作流发送电子邮件
在基本版本的过程中,你仍然使用常规的电子邮件客户端回复客户邮件,这意味着尽管你的同事知道你回答,因为你的回复电子邮件任务‘做’,他们看不到你的回复。你可以抄送邮件列表,但创造了更多的电子邮件整理,你可能会忘记。相反,您可以使用Signavio工作流发送应答,通过发送电子邮件的任务。
工作流引擎从触发器捕获数据可用电子邮件和使他们的任务在这个过程中,所以发送电子邮件任务主题和回复电子邮件地址。的写回应任务的形式有一个文本字段的身体回复,其中发送电子邮件任务使用消息体。
现在的文本回复客户询盘是可见的在视图。获取更多信息的好处是,你得到更多的可见性的过程。
简单开始
虽然这是一个简单的例子,一个简单的流程模型,它已经有用的设置,只需要几分钟。当你使用Signavio工作流,像这样的简单的流程只是个开头:你也可以模型更复杂的过程和运行它们一样。
照片:Snapshooter46/ CC2.0
