在每个业务中，只能在使用工作流管理中替换电子邮件和电子表格中受益。本文解释了为什么用自动化工作流通知替换电子邮件可以自行创建投资回报（ROI），每月典型成本为25000欧元。
企业依赖于电子邮件，特别是因为它的通用采用使其成为异步通信的默认选择。但是，正如我们所知道的那样，我们过度使用电子邮件，并愿意更少。
互相发邮件汇报我们的工作
我们发送和接收的少量电子邮件的百分比传达了关于我们正在执行的工作的特定类型的更新，例如编写报告。有时我们会发送彼此的状态更新。
主题:Q2进度报告
嗨，安妮，我度假回来了，我已经开始写你让我写的报告了。
在面对面的交谈中，当有人对你说什么时，以某种方式回应是有礼貌的，所以我们通常也通过电子邮件这样做。
主题：RE：Q2进度报告
你好，彼得，谢谢你告诉我。我期待着读第一稿。
当您向别人继续工作时，我们还将状态更新与任务切换组合起来，这是合作的基本方面。
主题：RE：Q2进度报告
你好，安妮，我已经完成了第一稿-附件。请审阅一下，并让我知道你的想法。
当我们在一个团队中工作时，发送这些电子邮件是理所当然的事，以便让人们了解情况，保持工作进度，直到工作完成。
主题：2016年第二季度 - 进度报告
亲爱的，请附上上一季度进度报告的最终版本。
当您从流程的角度来看所有这些活动时，您可以看到工作的重要部分是写报告和审查草案。另一方面，发送这些电子邮件只是一件麻烦事。更重要的是，这是不必要的麻烦。
礼貌 - 通过电子邮件状态更新的隐藏成本
前面的部分说明了我们如何发送电子邮件，这些邮件作为业务流程的状态更新，例如编写和分发报告。除了发送和接收这些电子邮件的有形成本外，它们还产生了隐性成本。
上面的电子邮件例子是人为地简短。在实践中，我们倾向于写更长的电子邮件，即使我们没有什么额外要说的。例如，第一封邮件可能会以一些“闲聊”开头。
嗨Anne，怎么样？
我刚从新加坡度假回来，太棒了。这个城市太棒了，你可以在那里吃到各种各样的食物，沙嗲鸡和大虾是我吃过的最好的街边小吃。不过总是太热了……
安妮可能会以评论东南亚、美食或热带天气开始她的回复。不这么做就太不礼貌了。现在电子邮件和回复的字数都增加了一倍。
这些短片商业电子邮件通常也有额外的书面礼貌。作为同事成为朋友，或至少模糊的熟人，电子邮件会聚集前瞻性友好。
你知道吗，我们已经很久没有见面了。我们应该找时间一起吃午饭。
抓住你之后,
等
除了它们需要更长时间的明显之外，这些更长的电子邮件的最终成本是基本信息被埋葬在小话中。作为非正式电子邮件发送的业务流程状态更新需要更长时间才能读取。
减少电子邮件更新的成本
工作流程自动化通过自动发送电子邮件通知来降低状态更新的成本。这消除了编写这些电子邮件的时间，只需报告状态更新或通知某人任务切换。相反，工作流程自动化发送标准电子邮件。
嗨安妮，
任务“审查报告”(Q2进度报告)分配给你。https://workflow.signavio.com/例子/任务/ 56eaceA62F8A040BE2DA520
- 工作流程自动化
标准的电子邮件不包含任何不必要的信息，并且总是采用相同的格式，这使得阅读速度更快。标准的电子邮件避免了电子邮件通常要求的礼貌的隐性成本，这是可以接受的，因为我们认为自动电子邮件通知是这样的，不希望它们是私人的。
单一电子邮件的费用
ROI计算中的第一个因素是发送单个状态更新电子邮件的时间成本。这取决于几个因素。
- 作文时间——写一封电子邮件的平均时间
- 跟进时间 - 为忽略或遗忘的电子邮件编写后续行动所需的总平均时间
- 阅读时间 - 与通知相比，读取个人电子邮件所花费的总额外时间，包括多读数
以下是粗略估计:
- 作文时间= 2分钟
- 随访时间= 0.5分钟（已发送的一半电子邮件需要一分钟的跟进）
- 阅读时间= 0.5分钟(比私人邮件多15秒，阅读两次)
把这些加在一起，每个状态更新邮件将花费员工3分钟的时间。
计算工作流自动化的ROI
为了计算电子邮件替换对工作流自动化的投资回报率的贡献，我们只需要考虑每天通过电子邮件发送的状态更新通知的数量。这比估计可以自动化的进程数量更简单，更有用，每个案例的通知数以及每天的案例数。
要手动发送电子邮件的成本，请使用工作流自动化开始为典型组织的粗略估计，其员工每天都在适度数量的情况下工作：
- 每邮报花时间= 3分钟= 0.05小时（见上文）
- 通知数量=每个员工每天5个
- 社工员工成本=每小时50欧元
- 使用工作流系统的个案工作者人数= 100
因此，您可以使用工作流自动化保存的电子邮件成本是：
- 每月节省的成本=每封电子邮件时间×每天的每名员工更新电子邮件×天×速率×员工= 0.05小时×5每天×20天每月×100欧元×100欧元工人=每月25000欧元
与典型的软件成本相比，这是显着的，这可能会降低，并且并非全部取决于用户的数量。设置成本，例如维护过程模型，不要随着人数的数量或情况而增加，因此它们比节省更慢地增加。
虽然这些是实质性的节省，但金额对计算中的各种因素敏感，因此可以为自己的情况调整初始数字非常重要。例如，通过一些学科，您可以减少编写状态更新电子邮件所需的时间长度，但在练习中，您可能只会最终完成，如果您对每天进行相应的案例进行相应的案例。
结论
这些估计表明，单独保存的时间可以提供工作流自动化的投资回报。对于一个或多个过程，这更有可能是处理每月相对大量案例的组织的情况。因此，组织应制定自己的估计并计算此投资回报率。
降低电子邮件的成本只是工作流自动化ROI中的许多因素之一。这些估算只是电子邮件 - 我们甚至没有查看电子表格。
照片：Snapshooter46/ cc.2.0
