本文是前一篇文章的后续,前一篇文章介绍了什么是工作流管理并说明您的组织如何从应用工作流管理中受益。
您应该考虑在您的组织中引入工作流管理,因为它可以为您组织中的人员的工作方式增加价值。这种价值转化为短期和长期的具体利益。
工作流管理如何添加值
工作流管理通过引入两件事来增加价值:一起工作的人之间更好地沟通共享任务,以及工作如何工作的可见性。
更好的沟通
如果您只与坐在您旁边的人合作,但许多办公室工作依赖于电子邮件,但沟通不是问题。这可能更糟糕(纸质备忘录,电话或传真)但电子邮件是一个混合的祝福,太多的电子邮件是一个常见的问题。
许多工作中的很大一部分涉及许多人的沟通在他们之间的沟通中。他们需要沟通,以同意谁在哪些顺序上工作,并相互达到迄今为止的进展,有关工作的新信息,并最终完成了什么。
工作流可见性
彼此交谈并不是人们需要融合在一起的一切。他们还需要能够看到正在发生的事情,这样他们就可以知道该怎么办,而无需总是不得不互相打断。能够看到工作需要可见性。
可见性增加了值,因为它提供了所需的信息,以便识别和解决问题,以及在团队中构建信任的持续改进和透明度。工作流管理创建工作的可见性:
- 类型-有什么任务
- 体积-有多少事情要做
- 赋值- 谁在做什么
- 韵律-事情需要多长时间和等待发生在哪里。
这四种可见性有多种共同点,它们是如何在任务和人之间的工作“流动”的可见性。这就是我们的意思是“工作流”。至关重要的是,工作流程可见性在做工作的天然副产品时增加了价值。其他管理方法可能会产生相同的可见性,但只能以巨大的成本和不便。这时间和运动研究上世纪的不受欢迎程度。
工作流管理的主要好处
作为管理方法,工作流管理提供了许多好处。在实践中,许多好处来自与工作流软件(例如Effektif)的组合,使大多数团队通信和工作流能见度。
降低成本
工作流管理使团队能够通过花费更少的时间来降低成本:
- 重复任务
- 阅读和写作电子邮件
- 让新的员工迅速兑换普通任务
- 修复错误和“失败需求”
- 协调和监督工作。
更好的服务
团队也可以通过更快地完成工作来为内部或外部客户提供更好的服务,因为:
- 识别和避免不必要的工作
- 查找和消除瓶颈
- 并行执行某些任务
- 减少因放弃或遗忘任务造成的延迟
- 同事之间的速度更快。
更好的结果
额外的福利包括:
- 由于降低了如何完成工作的变化,因此质量更高的结果
- 将未完成的工作交给同事的能力
- 对工作活动进行合理的审计跟踪
- 有机会识别团队成分中的不平衡
- 支持过程改进的工作流性能数据
- 更具灵活性来始终如一地推出过程改进
- 更少的纸张。
这些好处在一起降低了成本,提高团队的生产力和喜悦客户。这些福利很可能有助于您实现业务目标。这就是为什么你应该考虑组织中的工作流管理。
此博客文章爱游戏ayx双赢彩票是初学者白皮书工作流管理的一部分。
照片:Sebastien Wiertz/ cc.2.0