工作流自动化可以帮助你扩大工作负载从一个人可以处理通过共享在一个团队。当你这样做时,你需要一个工作流自动化系统来帮助你跟踪打开任务,负责完成每一项任务。这可能听起来简单,但是生活和工作很少直截了当。在实践中,你需要假期交接顺利处理人们去度假或被意外无法工作。
假期交接问题指的是确保这一挑战,当有人去度假,或者另有缺货,你手”他们的“工作交给别人。本教程向您展示了如何使这些交接顺利地进行,使用Signavio工作流加速器。
假期交接,重新分配任务
首先,想象一下,你去度假的人。这是你最后一天在办公室花几个星期前山,或在海滩上,你要确保没有人会给你当你打电话。
最好准备一个不间断的假期是在第一时间使用工作流自动化系统。除以你的工作量为不同情况下业务流程,你可以给你的同事访问关键信息和进展。你唯一需要改变的是任务分配,为下一个任务。
在你去度假之前,你可能有一个任务分配给您的数量。在Signavio工作流加速器,假期交接意味着重新分配这些任务。
- 打开任务的收件箱给你分配任务。
- 重新分配任务,选择受让人的《阿凡达》图片打开受让人名单。
- 从列表中选择一个新的受让人。
工作流加速器负责通知新受托人通过电子邮件,以便他们知道改变他们的任务列表。
而不是将你的任务分配给其他人,你也可以unassign,这依赖于团队监控未赋值的任务知道需要做什么。无论哪种方式,你应该得到一个空的收件箱,或一个收件箱列表任务截止日期你仍然可以实现。
重新分配一个缺席的同事的任务
你只能重新分配任务,如果你知道你要提前缺席,别忘了。有时假期交接需要别人。如果你管理一个团队,你可能更愿意保持工作顺畅,和照顾重新分配没有团队成员的任务。
在Signavio工作流加速器,可以使用“任务”的观点,重新分配你的团队成员的任务,以及你自己的。
- 选择“所有任务”选项卡。
- 使用“任务”滤镜来选择您的同事的任务。
- 使用任务列表,重新分配的任务以同样的方式你会为你自己的任务。
当重新分配自己的任务,您可以选择unassign任务,因为你不知道谁将是可用的。然而,您可能希望你的团队成员收到一封电子邮件通知,有任务团队成员接管。要做到这一点,每个任务重新分配你的团队的组织团体。
自动任务分配配置
对于某些过程,你想减少所花费的时间完成工作,避免未赋值的任务,这样每个人都知道他们做什么。在Signavio工作流加速器中,您可以使用使用自动任务分配来避免未赋值的任务。
默认的受让人去度假时,重新配置过程使用不同的受让人。
- 打开的过程。
- 在“操作”选项卡上,选择用户的任务。
- 对用户任务配置面板的“通用”选项卡中,从列表中选择一个不同的受让人在左边。
- 最后,选择“发布更改”发布一个新版本的过程。
当你发布一个新流程版本,新病例将使用新版本,因此自动将任务分配给新的受让人。发布一个新版本并不影响案件已经开放,所以这些案件可能现有开放任务分配给前面的受让人。
候选人组任务配置
有时候,你不能预测谁将工作任务。当你分享团队成员之间的输入工作,你希望第一个可用的人工作。为了达到这个目标,你想要的一组任务“候选人”收到一封电子邮件通知,但是没有将任务分配给一个人,所以第一个可用的人可以将任务分配给自己。
路由任务的一组候选人工作流加速器,使用一个组织团体定义任务候选人。现在,当创建一个任务,正确的人将获得一个任务通知,凡第一次可以把任务可用。
将任务分配给一组候选人意味着你不需要发布一个新流程版本当有人去度假。这就是为什么候选人群体通常比指定一个默认的受让人,如前一节所述。
自动重新分配任务升级
上述策略并不总是足够捕捉每个任务分配给那些不是可用的工作。tasks视图监控任务分配给缺席的人可能不方便或者不可靠。
为了防止“被遗忘的工作”,“任务升级”添加到流程模型,逾期自动重新分配任务。升级是指任务的方式通常会被重新分配到一个主管或团队领导,谁能接手当事情出错。
与超时任务升级流程模型中是一种常见的模式,这就是为什么工作流加速器增加了内置的升级支持用户任务配置。在“提醒”选项卡,选择“升级”,配置时间延迟和新的受让人。
如果您配置任务升级自动重新分配任务的候选人,如“客户支持”,而不是一个具体的人,然后升级有效团队的返回给的任务。“当你这样做时,任务还没有分配,但至少会变得更为明显。当升级更为紧迫的情况下,重新分配到一个特定的人。
摘要和结论
甚至微不足道的受益于透明的任务分配和业务流程顺利交接。工作流自动化给你这些好处即使你的过程只包含一个任务,你还没有做任何建模(稍后您可以这样做。)
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