电子表格是为金融建模而发明的——计算假设情景——但大多数商业电子表格是更简单的数据集合。这种多功能性使电子表格成为最终通用的商业软件。然而，电子表格并不总是用于金融。有时，电子表格是工作流的伪装，用于工作流管理。
本文展示了在电子表格中工作流的各个部分。下面的例子使用a假期请求过程，不是因为这是一个现实的业务流程，而是因为它不是。即使是这样一个简单的工作流管理示例也足以说明电子表格如何真正成为工作流。
用例行和工作流数据列
最简单的电子表格只是信息的集合，没有公式。考虑员工假期清单:
如果假期是通过每次添加一整行来记录的，那么这本质上就是一个计划假期的简单数据库。然而，这些数据可能真正代表休假请求流程中的员工请求。
当电子表格中的每一行都对应于业务流程的一个案例时，该数据就是完成流程所需的初始数据。除了这些初始数据之外，电子表格可能还有其他列，用于跟踪流程中的步骤。
任务完成的工作流里程碑列
电子表格跟踪工作流的最直接标志是记录任务完成情况的列。如果休假请求需要管理部门批准，那么可能会有一个“批准”列，其中包含标记(复选标记)或叉号，表示任务完成。
现在，电子表格看起来更像是待办事项清单。但是，电子表格并没有告诉您有关审批任务本身的任何信息。你只能看到任务是否完成，而不能看到任务是什么，谁完成的，或者何时完成的。
任务完成日期
对于某些流程任务，任务完成日期很重要。也许休假应该至少提前一个月批准，所以“批准”一栏记录了日期。
批准日期是一个工作流状态，它表明已经达到了一个工作流里程碑。这为您提供了有关审批任务的更多信息，但您仍然不知道谁完成了该任务。
任务分配列—流程角色
运行业务流程的下一个细节级别是跟踪谁做了这项工作。为了批准休假请求，您需要知道员工的经理是谁，因为这是必须完成任务的人，因此您添加了一个“经理”列。
现在您可以跟踪每个审批任务分配给了谁。列名“Manager”是流程角色的名称。
注意，审批任务现在有两个列，' Manager '和' Approved '。通常，一个流程可以包括多个任务，每个任务都有自己的任务分配列和完成列。
多个过程任务
尽管看起来很简单，但休假请求过程包含了更多的细节。在要求员工经理批准申请之前，人力资源管理员必须检查该员工是否还有年假，从当年的津贴中算起。“足够的日子”的支票需要一个新栏目。
“足够天数”列(D)与初始数据列(A-C)和管理审批任务(E-F)分开，由分离流程任务的黑色列边框显示。随着电子表格跟踪过程中的更多步骤，您将发现更多这样的列。
到期日期
您可以在工作流电子表格中找到的下一个细节是任务的截止日期。对于到期日期，请考虑一个不同的流程示例。准备季度业务报告涉及两个任务和两个角色:报告的作者写报告和审查审查草案的报告。写报告是一项很大的工作，所以作者有一个最后期限。
编写报告的任务现在有4个栏:
- “作者”是任务的受让人
- “草稿报告”是当前草稿的链接，审稿人可以使用
- “Deadline”是任务的截止日期
- “草稿完成”记录任务的完成日期。
正如你所看到的，你可以在电子表格中跟踪很多关于工作流的细节。你甚至可以通过添加“评论”或“注释”栏来添加非结构化信息——只是要确保你有一个大显示器，能够一次将所有信息都显示在屏幕上。
电子表格缺少什么
上面的例子表明，您可以在工作流电子表格中完成很多工作。然而，你不能轻易:
- 每个案例都附上档案，例如招聘过程中的简历
- 发送通知或与其他系统集成，无需在电子表格宏中编写代码
- 为开始用例设计表单，除非你使用类似谷歌表单的东西
- 看看谁在办案的时候，做了什么
- 根据具体情况限制对信息的访问。
这些都是您使用工作流管理系统时所获得的内置特性Signavio工作流，而不是电子表格。使用以流程为中心的酷还有其他好处。
工作流管理系统的好处
电子表格中的工作流管理不是很好，因为电子表格不是适合这项工作的工具。电子表格是灵活的工具，但它们专注于数据和计算，不直接支持业务流程的动态特性。
使用Signavio工作流而不是电子表格的主要好处是，上面提到的工作流电子表格的元素都是内置特性:
- 工作流任务—带有用于完成任务的用户界面
- 一个进程中有多个独立的任务
- 任务完成日期-自动记录
- 任务分配器-具有可选的候选组和自动分配
- 到期日期
除了改进使用电子表格的体验之外，Signavio Workflow还提供了许多相关特性，使工作流管理更加高效。
- 使用案例注释的协作，就像每个电子表格行的聊天室。
- 流程中每个手动任务的自定义表单。
- 一个案件的历史，当一切发生的时候。
- 更改的可见性，例如先前分配给谁的任务。
- 关闭案例，隐藏不再相关的案例，这样就更容易了解当前的情况。
- 使用显式流程模型，使流程更容易理解和更改。
- 处理版本控制，因此您可以在不影响现有案例的情况下进行更改。
- 任务分配通知，这样被分配人员就知道他们有新的工作要做。
- 任务收件箱，让员工对自己未完成的任务有一个概述。
这里有很多需要发现的东西，但你不必一次就做完。注册免费试用在Signavio工作流中发现工作流管理的好处。
