在未来工作的5个图表，莎拉·库珀(Sarah Cooper)阐述了“基于现在的工作的未来”。五张图表中的一张表明，我们在处理状态更新上花费了太多时间。
正如该网站的标语所指出的那样，这是“有趣的，因为这是真的”。事实上，可悲的事实是，我们浪费了很多时间阅读和编写状态更新。这篇文章是关于一个更光明的未来的工具节省时间和金钱。
为什么更新状态会浪费时间
状态更新浪费时间，因为我们倾向于手写更新邮件。这些邮件往往会花更长的时间来写，因为:
- 你得弄清楚该问谁
- 你必须问不止一个人，才能得到完整的情况
- 您必须合并来自多个来源的这些更新
- 出于礼貌，我们会加上一些寒暄，这让邮件变长了。
阅读手写的状态更新也需要更长的时间。我们必须从闲聊中找到基本信息，而不是立即阅读发生了什么变化。用工作流通知取代电子邮件的投资回报率随着这些缓慢而尴尬的状态更新乘以团队每天处理的案例数量，情况会迅速升级。
正如上图所示，我们在请求更新上也浪费了时间，因为当我们需要更新时，更新已经不可用了。要求更新是失败需求的一种形式，这是我们只需要做的工作，因为我们没有做对某事。当你以正确的方式更新状态时，没有人需要额外的努力去要求更新。
我们很少立即发送状态更新，经常将它们发送给错误的人，有时甚至完全忘记它们，这并没有帮助。这导致需要信息的人花更多时间要求更新，并检查他们所拥有的更新是否是最新的信息。由此产生的电子邮件级联比回复所有员工聚会邀请电子邮件更快地填满收件箱。
使用工作流自动化节省时间和金钱
当您使用工作流系统时，您不必手动发送状态更新。工作流简化了将状态更新写入跟踪任务。当您输入了一个任务名称并选择了一个或多个人员来处理该任务时，他们将立即收到状态更新电子邮件。
当您定义业务流程模型时，工作流系统将在前一个任务完成后自动创建每个任务。这比手动编写状态更新所花费的时间要少，并且可以省去需要更新的人员。
整个公司的合适人员可以在工作流程中协作和讨论问题，这意味着更少的电子邮件“噪音”，并确保人们实时更新变化。这省去了“这是最新的更新吗?”“收件人名单和较长的邮件链导致了澄清邮件。最重要的是，一致的格式和简洁的状态更新有助于减少阅读时间。节省时间的结果是你有更多的时间用于实际工作。
在这个修订后的图表中，“做”状态更新所需的精力花费的时间更少或完全消失。
工作流管理系统通过提供最新的工作视图，超越了在状态更新上节省时间和金钱。当每个人都可以通过检查开放案例列表来检查当前的工作负载时，首先就不需要更新状态了。
结论
办公室生活中的许多低效之处之所以“有趣，是因为它们是真实的”。不过，你公司的财务总监可能不会笑。在状态更新上浪费时间会伤害到底线。
修复状态更新之类的小麻烦不仅能直接节省时间和金钱。事实证明，当你去掉这些无聊的任务时，我们都有更有趣、更重要的事情要做。将日常工作自动化会让员工更快乐，更投入。
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(图片来自thecooperreview.com转载已获授权。)