几乎所有企业都将受益于用工作流管理取代电子邮件和电子表格。这篇文章解释了为什么用自动工作流通知取代电子邮件本身就可以创造投资回报(ROI)，通常每月节省成本25000欧元。
企业尤其依赖电子邮件，因为它的普遍采用使其成为异步通信的默认选择。然而，我们都知道，我们过度使用电子邮件，希望少一些。
互相发邮件谈谈我们的工作
我们发送和接收的电子邮件中有一小部分是关于我们正在做的工作的具体更新，比如写一份报告。有时我们会互相更新状态。
主题:第二季度进度报告
嗨，安妮，我度假回来了，我已经开始写你让我写的报告了。
在面对面的交谈中，当别人对你说什么时，以某种方式回应是有礼貌的，所以我们也经常通过电子邮件这样做。
主题:RE:第二季度进度报告
嗨，彼得，谢谢你告诉我。我期待着阅读初稿。
我们还将状态更新与任务交接结合起来，当你要求其他人继续工作时，这是协作的一个基本方面。
主题:RE:第二季度进度报告
嗨，安妮，我已经完成了第一稿-附件。请回顾并让我知道你的想法。
当我们在一个团队中工作时，我们发送这些电子邮件是理所当然的，以便让人们了解情况并保持工作的进展，直到工作完成。
主题:2016年第二季度进展报告
亲爱的各位，请查收附件中最后一个季度的进度报告的最终版本。
当您从过程的角度来看所有这些活动时，您可以看到工作的重要部分是撰写报告和审查草稿。另一方面，发送这些电子邮件只是个麻烦。更重要的是，这是不必要的麻烦。
礼貌——发送状态更新邮件的隐性成本
前一节说明了我们如何发送作为业务流程状态更新的电子邮件，例如编写和分发报告。除了发送和接收这些电子邮件的可见成本外，它们还会产生隐性成本。
上面的电子邮件示例被人为地缩短了。实际上，我们倾向于写比这更长的邮件，即使我们没什么可说的。例如，第一封电子邮件可能会以一些“闲聊”开始。
嗨，安妮，最近怎么样?
我刚从新加坡度假回来，那里很好。这个城市很棒，你可以在那里吃到各种各样的食物——鸡肉和沙爹虾是我吃过的最好的街头小吃。不过一直都太热了……
安妮可能会以一些关于东南亚、美食或热带天气的评论开始她的回复。不这样做几乎是不礼貌的。现在电子邮件和回复的字数都增加了一倍。
这些简短的商务邮件通常在结尾有额外的书面礼貌。随着同事成为朋友，或者至少是模糊的熟人，电子邮件也变得更加友好。
我们已经很久没机会叙叙旧了。我们应该找个时间一起吃午饭。
回头见，
等
这些冗长的电子邮件的最终代价，除了需要更长的打字时间之外，就是重要的信息被淹没在闲聊中。以非正式电子邮件形式发送的业务流程状态更新需要更长的时间来阅读。
降低电子邮件更新的成本
工作流自动化通过自动发送电子邮件通知来降低状态更新的成本。这样就不用花时间写那些仅仅报告状态更新或通知任务交接的电子邮件了。相反，工作流自动化会发送标准的电子邮件。
嗨,安妮,
任务“审查报告”(第二季度进度报告)已分配给您。https://workflow.signavio.com/例子/任务/ 56 eaceea62f8a040be2da520
——工作流自动化
标准的电子邮件是不包含任何不必要的信息，总是有相同的格式，这使得它读起来更快。标准电子邮件避免了电子邮件通常要求的礼貌的隐藏成本，这是可以接受的，因为我们认识到自动电子邮件通知是这样的，不指望它们是私人的。
一封电子邮件的成本
ROI计算中的第一个因素是发送单个状态更新电子邮件的时间成本。这取决于几个因素。
- 写作时间——写一封邮件所花费的平均时间
- 跟进时间——处理被忽略或遗忘的邮件所花费的平均时间
- 阅读时间——与阅读通知相比，阅读一封私人邮件所花费的额外时间，包括多次阅读
以下是粗略估计:
- 作曲时间= 2分钟
- 跟进时间= 0.5分钟(一半的邮件需要1分钟跟进)
- 阅读时间= 0.5分钟(比私人邮件多15秒，读两遍)
把这些加在一起，每封状态更新邮件要花费员工3分钟的时间。
计算工作流自动化的ROI
为了计算电子邮件替换对工作流自动化投资回报率的贡献，我们只需要考虑社会工作者每天通过电子邮件发送的状态更新通知的数量。这比估计可以自动化的流程数量、每个案例的通知数量和每天的案例数量更简单，也更有用。
要计算手动发送电子邮件的成本，首先粗略估计一个典型的使用工作流自动化的组织，其员工每天处理适度数量的案例:
- 每封邮件花费的时间= 3分钟= 0.05小时(见上文)
- 通知数量=每个员工每天5个
- 个案工作者雇员费用=每小时50欧元
- 使用工作流系统的社会工作者人数= 100
因此，通过使用工作流自动化可以节省的电子邮件成本如下:
- 每月节省的成本=每封电子邮件所用时间×每个员工每天更新电子邮件×天数×费率×员工= 0.05小时×每天5个×每月20天×每小时50欧元× 100名社工=每月25000欧元
与典型的软件成本相比，这是非常重要的，后者可能更低，而且并不完全取决于用户数量。设置成本(例如维护流程模型)不会随着人员数量或案例数量的增加而增加，因此它们的增长速度比节省的成本要慢。
虽然这些都是可观的潜在节省，数额是敏感的各种因素在计算，所以调整初始数字为您自己的情况是很重要的。例如，通过一些规则，你可以减少写一封状态更新电子邮件所花费的时间，但在实践中，你可能只有在每天有相应的更多案例要处理时才会这样做。
结论
这些估计表明，仅在电子邮件上节省的时间就可以为工作流自动化提供投资回报。对于每月处理一个或多个过程的相对大量案例的组织来说，情况更可能是这样。因此，组织应该做出自己的估计并计算ROI。
降低电子邮件的成本只是工作流自动化投资回报率的众多因素之一。这些估计只是针对电子邮件的——我们甚至还没有看电子表格。
照片:Snapshooter46/ CC2.0