电子表格是对发明的金融模型,计算假定场景,但大多数商业表格更简单的数据集合。这种多功能性使电子表格最终的通用商业软件。然而,电子表格并不总是用于融资。电子表格工作流在掩饰,有时用于工作流管理。
本文介绍了电子表格的部分工作流程是什么样子的。下面的例子使用假期请求过程,不是因为这是一个真实的业务流程,而是因为它不是。连这样一个简单的工作流管理的例子足以说明电子表格可能真的是一个工作流。
行情况下和工作流数据列
最简单的电子表格只是一个收集的信息,没有公式。考虑员工的假期列表:
如果假期通过添加一个记录整个行,那么这就是一个简单的数据库计划假期。然而,这个数据可能真正代表员工请求度假请求过程。
当一个电子表格中的每一行对应于业务流程的情况下,数据所需要的初始数据来完成这个过程。以及这个初始数据,电子表格可能有额外的列,跟踪过程中的步骤。
工作流里程碑列任务完成
最直接的标志,一个电子表格跟踪工作流是一个列,记录一个任务就完成了。如果假期请求需要得到管理层的批准,那么可能有一个“批准”列包含蜱虫(勾)或穿过表明任务完成。
现在电子表格已经看上去更像是一个待办事项清单。电子表格不告诉你任何关于审批任务本身。你只能看看任务完成,但不是这个任务是什么,是谁干的,或者当。
任务完成日期
对于一些处理任务,任务完成日期很重要。也许假期应该是批准提前至少一个月,所以“批准”栏记录日期。
批准日期是一个工作流状态,表明一个工作流的里程碑。这给了你更多的关于审批任务的信息,但你仍然不知道是谁完成了任务。
任务受让人列——流程角色
下一个级别的细节在运行业务流程跟踪谁做这项工作。批准休假请求,您需要知道员工的经理是谁,因为这是人必须完成的任务,所以你添加一个“经理”列。
现在你可以跟踪每个审批任务分配给谁。列名“经理”的名字是一个过程的作用。
注意,现在的审批任务有两列,“经理”和“批准”。总的来说,这一过程可能包括多个任务,每个都有自己的任务受让人和完成列。
多个过程任务
尽管它看似简单,但假期请求过程包括更多的细节。之前要求雇员经理批准请求,人力资源管理员必须检查员工是否有任何假期,从每年的津贴。检查“足够的天”需要一个新列。
足够的天的列(D)是独立于原始数据列(a - c)和管理审批任务(E-F),黑列所示的边界,单独的进程任务。随着电子表格跟踪更多的步骤在这个过程中,你会发现更多的列。
到期日期
工作流的下一个细节你可以找到电子表格是一个任务的到期日期。对于到期日期,考虑不同的流程的例子。准备季度业务报告包括两个任务和两个角色:该报告的作者写报告和评论家评论报告草稿。写报告是一个很大的工作,所以作者一个最后期限。
现在的任务写报告有四个列:
- “作者”是任务的受让人
- “报告草案”是一个链接到当前的草案,审查者可以使用
- “最后期限”是任务的到期日期
- 起草完成的记录任务的完成日期。
正如您可以看到的,您可以跟踪更多的细节关于工作流及其在电子表格。你甚至可以添加非结构化信息通过添加“评论”或“笔记”专栏——只要确保你有一个大监控屏幕上能够适应这一切。
从电子表格少了什么
上面的示例表明,你可以完成很多工作流中的电子表格。然而,你不能轻易地:
- 将一个文件附加到每个案例,比如简历招聘过程
- 发送通知或与其他系统集成,无需编写代码表格宏
- 设计形式开始的情况下,除非你使用谷歌之类的形式
- 看谁做了,当工作情况
- 限制在个案基础上的信息。
这些都是内置的特性得到当你使用工作流管理系统Signavio工作流,而不是一个电子表格。也有其他好处使用以流程为中心的酷。
工作流管理系统的好处
工作流程管理在电子表格不是好,因为一个电子表格不是正确的工具来完成工作。电子表格是灵活的工具,但他们关注的数据和计算,不直接支持业务流程的动态特性。
使用Signavio工作流的主要受益,而不是一个电子表格的元素工作流电子表格上面提到的都是内置的特点:
- 工作流任务——完成任务的用户界面
- 在一个进程中多个独立的任务
- 任务完成日期,自动记录
- 任务受托人——可选候选人组织和自动赋值
- 到期日期
上的改进的经验使用电子表格,Signavio工作流提供了大量的相关特性,使工作流管理更有效率。
- 协作使用情况下评论,像一个聊天室为每个电子表格行。
- 自定义形式为每个人工任务的流程。
- 可见性的一个案例的历史——当一切发生。
- 能见度的变化,这样的人以前分配给的任务。
- 密切的情况下,隐瞒情况下不再相关的所以很容易得到当前的概况。
- 使用一个明确的流程模型,让它更容易理解和改变的过程。
- 流程版本控制,所以你可以在不影响现有的情况下进行更改。
- 任务分配的通知,所以受让人知道他们有新的工作要做。
- 任务的收件箱,让工人的概述他们的杰出的任务。
这里有很多发现,但你不必这样做。注册一个免费试用Signavio工作流和工作流管理的好处发现以自己的节奏。